Nos artigos anteriores falamos sobre as outras macro etapas: coletar, processar e organizar, isso significa que já sistematizamos todas as nossas tarefas e estamos utilizando-a com força total. É justamente agora que a brincadeira começa pra valer e vou provar usando a minha situação real que aconteceu de ontem para hoje e teve influência direta na criação da demanda de criar esse artigo que vocês estão lendo.

Não se preocupe GTD ajuda quando algo dá errado!

Antes de contar como foi a revisão do meu RTM, é importante lembrar sempre que todas as tarefas precisam ser organizadas de forma coerente. Já mencionei o quanto é um difícil no começo, pois não sabemos exatamente quanto tempo levamos para executar cada coisa que temos para fazer. Com o passar do uso da metodologia vamos “aferindo” cada vez mais essa técnica. O que eu sugiro para a galera que está começando é sempre organizá-las com uma certa folga. Se você acha que levará 4 horas numa função, ajuste-a para 6h por exemplo. Isso é bom, pois se algo der errado no seu dia por algo que fugiu ao seu controle, a sua produtividade não cairá tanto. Eu costumo dizer que “melhor que um prazo pequeno é uma tarefa com um dead-line irresponsável”.

Então vamos até o dia de ontem para entender a importância da revisão na metodologia GTD.

Às 16h eu iria começar a minha última tarefa do dia. Eu havia ajustado que levaria umas 4 horas nessa demanda. Prazo ideal para ela, uma vez que trabalho em casa até no máximo às 20h de cada dia. Foi nesse momento que a minha cunhada chegou em minha casa e nos convidou para irmos ao shopping com a minha esposa para comprar os ovos de páscoa para todos os filhos e sobrinhos. Apesar de eu adorar a idéia pois adoro chocolate, tinha a consciência que precisaria revisar o meu RTM hoje quando começasse a trabalhar, pois não haveria tempo para terminar tudo ontem.

Então vamos as telas:

• Essa era a minha vida hoje.
• Isso foi o que sobrou ontem por causa do Shopping.
• Essa era a tarefa em sua configuração original.
  (Perceba que o Remember the Milk não alterou a data e deixa para que você escolha a melhor opção)
• Eu ajustei para a data de hoje.
• E assim ficou a minha vida hoje.

Agora vamos entender o porquê da minha decisão de ajustar a tarefa para hoje:

• A tarefa de ontem possuía uma configuração de tempo estimado de 2 horas e peso 1 de importância
  (quanto menor o número, maior o grau de importância – vermelho = 1; azul escuro = 2 e azul claro = 3).
• A primeira terefa da área “projetos pessoais” tinha a configuração de tempo estimado de 2 horas e peso 3 de importância.
• Já a segunda tarefa da mesma área tinha o tempo estimado em 2 horas e peso 1 de importância.
• E foi assim que ficou o meu dia: 8 horas de trabalho. Tempo suficiente para concluir cada uma das demandas.

Se eu não tabalhasse com a metodologia GTD, talvez escolheria a tarefa do cliente que mais paga, ou a que mais gosto de fazer, e com certeza a chance de tomar uma decisão equivocada seria grande. Com GTD tudo fica mais claro. Nesse caso em específico eu exemplifiquei um dia com 3 tarefas. Mas há dias em que tenho 10, 15 ou 20 tarefas para fazer. Imagine como seria a minha vida sem usar o meu velho e bom Remember the Milk. Seria um caos com certeza.

Para mim, a maior vantagem de se usar o GTD como metodologia é que você pode trabalhar a produtividade de acordo com a realidade e de forma clara e controlada. Por pior que seja o meu dia, eu sei exatamente o que está acontecendo e não me sinto como se um trem tivesse passado por cima de mim no fim do dia!

Bem galera é isso. Espero que tenham gostado. Na próxima vez vamos por a mão na massa! Vou ensinar à vocês como configurar o seu Remember the Milk e falarei também de alguns recursos mais avançados como colaboração e o fantástico plugin Firefox para GMail que eu uso e recomendo.

Até lá!

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Primeiro quero me desculpar pelo hiato da minha última publicação. Muitas mudanças na minha vida profissional e pessoal me forçaram a dar uma parada por aqui. Mas sempre estive de olho nos bastidores junto do amigo Daniel. Mas agora que retornei, vou dar continuidade aos artigos que falam da metodologia GTD que sempre me ajudaram na minha vida de webdesigner freelancer. Além dessa metodologia de organização eu costumo usar muitos serviços web para auxiliar a minha rotina de trabalhos puxada. Prometo que farei artigos que vão auxiliá-los nessa vida de “webdoméstico”.

Então vamos lá. No artigo passado eu falei sobre a 2ª macro etapa da metodolgia GTD aplicado no Remember the Milk. O assunto foi sobre o processamento das demandas, agora é a vez da “organização” mesmo.

Para exemplificar esse artigo, vou usar a minha própria demanda de escrever aqui para que vocês possam entender como podemos organizar as tarefas no Remember the Milk. O segredo para uma boa organização do RTM é conhecer a fundo as suas demandas. Saber exatamente quanto tempo você leva para executar cada tarefa. Claro que isso não é fácil. Requer muita prática. Por isso, nesse momento, não fique tão preocupado em acertar tudo de primeira, pois isso é impossível. Mas você vai ver que usando regularmente, você terá uma idéia muito mais precisa do tempo necessário que você precisará para cada uma das tarefas.

Tarefa de escrever esse post

Para isso, vários fatores terão que ser levados em consideração:

• Grau de complexidade da tarefa
• Quando ela será feita
• Em que horário
• Aonde ela será feita

Pode parecer bobeira, mas ninguém age sempre do mesmo jeito em condições diferentes de cada tarefa, certo? Por exemplo: Eu na parte da manhã costumo ser mais lento, não consigo me concentrar muito numa tarefa. Então, nada mais inteligente do que configurar tarefa fáceis, como responder e-mails corriqueiros, ou ler feeds RSS de estudos na parte da manhã não é mesmo? São justamente esses tipos de questionamentos que você deve levar em consideração na hora de organizar tudo que você precisa fazer.

Então vamos para a prática com o RTM.

1. Primeiro de tudo é armazenar com um bom nome intuitivo. Eu costumo usar o nome da empresa e demanda.
2. Agendei para a data de hoje. Escolhi um dia onde eu vi que havia um espaço entre duas demandas maiores e mais complexas.
3. Como não é uma tarefa que se repete, deixei em branco mesmo.
4. Coloquei que levaria no máximo 2 horas para terminá-la.
5. Usei todas as minhas tags próprias para essa tarefa. Crie com sabedoria pois elas são muito úteis na busca de tarefas completadas.
6. Informei que faria na minha casa. Mas imagine se você for fazer uma tarefa na casa da sua namorada, onde tem um sobrinho terrorista de 6 anos! Com certeza você demoraria muuuuuito mais para terminar certo? Ou nem completaria!
7. Aqui eu usei o link do post.
8. Como era a 1ª vez, deixei em branco.
9. E por último eu inseri uma pequena nota sobre essa tarefa. Coloquei um lembrete do link do meu último post para lembrar do que falei. Eu posso colocar qualquer informação aqui. É bastante útil.
10. Configurei a demanda como prioridade 1 (pois estava muito atrasado).
11. E armazenei na pasta própria para ela (em breve artigo sobre isso).

Como vocês notaram, quanto mais usármos, mas parâmetros teremos do tamanho de cada tarefa. E com o passar do tempo, você será mais criterioso ao inserir novas tarefas e vai perceber que terá maior controle sobre elas!

Bem é isso galera, espero que vocês tenham gostado do artigo. Na próxima publicação vou falar sobre a macro etapa “revisar”, com ela você vai poder reorganizar todas as suas tarefas quando algo der errado e ainda sim ter o controle de tudo.

Abraços!

Nota importante:

Levei 1:48h para concluir a tarefa de escrever esse artigo. Quer saber como? Isso é assunto para um outro artigo, aguardem!

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Agora que todos já estão familiarizados em coletar (listar) todas as tarefas, podemos passar para a a segunda fase macro da metodologia GTD: Processar.

RTM - Processando uma Terefa - Tela principal

Essa fase consiste em ajustarmos todas as configurações mais específicas das tarefas coletadas, porém de forma individualizada. Eu salvei algumas imagens para ilustrar essa fase, e usei a própria tarefa de escrever esse artigo para explicar o seu funcionamento. Vamos lá!

Com a tarefa criada, perceba que ele fica marcada e com o background na cor “amarela”, e ao lado nós vemos um box com os itens de configuração que vamos alterar de acordo com a necessidade. Vamos analisá-los:

• Título da Tarefa – Você poderá editar quantas vezes forem necessárias, renomeando da forma que você quiser.
• Limite – Aqui você edita o seu “deadline” para a sua tarefa.
• Repetir – Nesse item você pode configurar tarefas que sejam recorrentes. Por exemplo: toda segunda-feira criar um artigo para o DK Cell Design.
• Tempo estimado – Esse sem dúvida é o item mais importante para mim. Aqui você informa ao sistema o tempo que você levará executando essa tarefa. É fundamental deixar o otimismo de lado e “cair na real”! Com o passar do tempo usando o RTM sua produtividade vai aumentar e conseqüentemente o prazo irá diminuir.
• Tags – Nesse item você pode configurar diversas tags relacionadas a tarefa. Depois que uma tarefa for completada, ficará muito fácil achar algo relacionado.
• Localidade – Se você faz tarefas em lugares diferentes, do tipo em casa e no trabalho, ou até mesmo num cliente, nesse item você pode configurar ao fará a tarefa.
• URL – Aqui você pode atribuir um link à tarefa, facilitando o acesso. Por exemplo, na minha tarefa de escrever esse artigo eu configurei o link para o post.
• Adiado – Esse é o único item que não configuramos, ele é apenas informativo. E muito importante, pois é aí que aparecerá quantas vezes você adiou essa tarefa.
• Compartilhado com – Quando você precisar dividir a tarefa com alguém, tipo eu com o meu sócio Renaldy, configuramos aqui o compartilhamento e as pessoas envolvidas terão automaticamente essa tarefa na sua caixa de entrada. Porém é necessário que essas pessoas também tenham uma conta no RTM.
• Notas – Eu utilizo muito esse item. Aqui normalmente estamos livres para inserir alguma informação importante, tipo um lembrete. Eu por exemplo para esse artigo que estou escrevendo eu coloquei os links dos sites que usei como referência.

Além de todas essas configurações individualizadas da tarefa, você pode dar um nível prioridade para cada uma delas. Como se fosse um grau de importância e o RTM ajusta o posicionamento de acordo com esse nível. A grande vantagem disso é num dia onde há muitos tarefas, você saberá exatamente qual tarefa começar.

Então é isso pessoal, agora que vocês sabem configurar as tarefas usando a “fase macro” da metodologia GTD, que tal exercitarem uma pouco essa semana? No próximo artigo vou ensinar outras técnicas mais avançadas de configuração. Até lá!

Abraços

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Relembrando o que falamos no post anterior, é necessário exercitar a metodologia “Getting things done” no papel mesmo. Se você exercitou durante esses dias, hoje você estará preparado para inserir as suas demandas no sistema RTM. E por enquanto vou usar a interface em português para facilitar aos iniciantes. O ideal é que você utilize na versão em Inglês, mas até você se acostumar com o sistema vamos usando em português nesse artigo.

Então vamos começar passeando pelas configurações do sistema.

• Nessa primeira tela vamos editar as funções mais básicas e intuitivas possíveis: Nome, sobre nome, formato de datas, idiomas, fuso horário. Enfim, dados importantes e que uma vez configurados não será mais necessário mexer novamente.
• A segunda tela é a que eu considero a mais importante. Quando comecei a usar o RTM, eu não configurei nada nessa tela e somente depois que li o artigo do Marco Gomes é que pude perceber que ao configurar as abas dessa tela o sistema ganhou uma enorme potencialidade devido a personalização das nossas necessidades. Por padrão a lista vem configurada como “Caixa de entrada, Estudo, Trabalho e Enviadas”. De cara criei alguns tipos de listas e depois ajustei novamente e cheguei nesse formato que considero ideal. E para facilitar, eu peguei uma grande dica no Fator W do Walmar Andrade de numerar a lista incorporando a numeração no próprio nome de um item da lista.
• Na terceira tela irão aparecer as tags que cadastramos quando inserimos uma tarefa. Nesse momento pularemos essa tela, mas ela é fundamental, pois um sistema bem “tagueado” tudo fica mais fácil de ser localizado uma vez que arquivamos algum dado.
• A quarta tela é a das localidades. Para cada tarefa agendada, você poderá associá-la à algum lugar diferente, que pode ser mapeada ao estilo Google Maps. O resultado você pode ver aqui. Isso se você cadastrar e preencher o endereço corretamente. Mas para que já usou o sistema do Google Maps não terá nenhuma dificuldade com a versão do RTM.
• A quinta tela é uma das mais importantes do sistema. Nela nós poderemos configurar os lembretes que receberemos para cada tarefa ou grupo. Com a vantagem de ser lembrado via e-mail e uma série de outros serviços on-line do tipo Twitter, GTalk, MSN, Mobile e etc.
• A sexta e sétima tela estão vinculadas à serviços web externos e ao plano Pro account respectivamente.
• E na oitava tela podemos todos os links disponíveis da conta.

Outra grande vatngem do sistema RTM é o compartilhamento das informações. Nele, você poderá cadastrar uma ou mais pessoas com o objetivo de gerenciar alguma tarefa condiando-a à executá-la em conjunto. E para isso utilize o link contato e adicione as pessoas que quiser compartilhar as tarefas, porém a pessoa contactada também terá que adicioná-lo como contato para que funcione corretamente.

Pronto, já configuramos as funções mais básicas e podemos utilizar o sistema cadastrando todas as tarefas. Veja como é a “cara” do meu Remember the Milk.

Caixa de Entrada do meu RTM

Perceba que editei todas as listas e acompanho tudo de perto tendo uma visão macro ou bem detalhada. Há também uma opção bastante interessante se você for gerente ou supervisor numa agência e tiver que usar gráficos em quadros na parede. Você pode utilizar o “planejamento semanal” e usá-los impressos. Há uns pequenos quadrados que você pode ticá-los quando a(s) tarefa(s) forem concluídas. É bem legal para acompanhar a produção.

Bem galera, na próxima semana vou ensinar mais detalhes sobre como inserir as tarefas no sistema e seus detalhes! Espero que tenham gostado até a próxima! Abraços

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Na semana passada eu mencionei que uso a metodologia GTD e hoje vou mostrar como eu me organizo utilizando essa técnica nas minhas demandas. Como mencionei no artigo anterior, a metodologia GTD baseia-se nas 5 macro-etapas: Coletar, processar, organizar, revisar e executar. Essas etapas nos ajudam a organizar de forma muito clara todas as demandas que temos e dessa forma podemos nos planejar com uma boa margem de precisão tudo o que será feito a partir dessa organização.

Quando eu comecei a ler sobre a metodologia GTD, percebia nos relatos dos usuários uma satisfação total em ter controle sobre as suas demandas, por mais quantidade que eles as tivessem. Essa é uma das grandes vantagens dessa metodologia, o controle total sobre as demandas.

Mas não pensem vocês que tudo é um mar de rosas. Na verdade não foi fácil utilizar essa metodologia. E logo de cara desisti várias vezes. mas retornava logo em seguida quando lia algum artigo sobre. A minha maior dificuldade que encontrei no começo foi a primeira macro-etapa: coletar. Eu precisava parar e escrever todas as minhas demandas. Eu disse TODAS! Era difícil crer que aquele tempo precioso que eu perdia escrevendo e listando todas as minhas tarefas seria convertido de alguma forma em produtividade. Confesso que fiquei um bom tempo descrente.

Outra grande dificuldade que tive foi a segunda macro-etapa: processar. Depois que escrevia cada tarefa eu ainda tinha que determinar o tempo provável que gastaria para executá-la. Essa sem dúvida nenhuma era a macro-etapa que eu mais odiava. Era muito difícil prever quanto tempo eu levaria numa determinada tarefa. Em geral, eu errava o tempo. Sempre passava bastante, tipo, seu eu colocava que levaria 2 horas para fazer um layout, levava 6 horas ou mais. E isso furava completamente o planejamento. Enfim, não foi fácil, mas eu consegui me adaptar. Eu acredito que a metodologia GTD é simples, desde que você queira realmente se organizar. E como eu PRECISAVA me organizar, acho que encontrei um caminho menos doloroso analisando o meu próprio comportamento e ajustando essa técnica na minha rotina.

Hoje posso afirmar que “getting things done” mudou a minha vida profissional e o meu jeito de trabalhar. Mesmo no caos do dia a dia, é possível olhar para o sistema e achar sempre uma lacuna para encaixar uma nova demanda que surge de emergência, e essa realidade eu espero compartilhar com vocês hoje. Vamos lá!

Para compor esse artigo eu separei as 5 macro-etapas em pequenos blocos com citações reais e algumas referências em cada uma delas, porém muito antes de encarar o “Remember the Milk” vamos partir para entender manualmente, antes mesmo de por a mão no software vamos tentar viver a ciência por trás da metodologia. Bom, agora chega de papo e vamos ao que interessa!

Organizando as tarefas – (Coleta)

Organizando as tarefas (Coleta)

Como é o primeiro passo, é o mais difícil! Mas a dica aqui é bem simples. Lápis e papel. nada melhor. De cara, escreva tudo o que vier a sua mente. Use várias folhas durante o processo. Escreva as informações fundamentais para a tarefa: Nome da tarefa, nome do cliente, dados específicos. Liste-os indiscriminadamente. Sem se preocupar com quem deveria ser feito primeiro, se tem prioridade ou se é mais fácil ou difícil. Não importa. Nessa fase o importante é lembrar de todas as tarefas. Faça isso e provavelmente uma tarefa o levará a lembrar de outra, e quando perceber, se lembrou de praticamente tudo. Dê uma nome para essa folha e ponha uma numeração no alto para ajudar caso tenha mais de uma folha (comigo aconteceu assim!).

Papel e caneta – (Processe)

Agora é a vez de entender caso a caso. Sem pensar no conflito de datas, pegue cada tarefa e dê para cada uma delas dados bem mais específico, como: tempo de execução, prioridade, onde será feita, se fará a tarefa sozinho ou em equipe. Enfim, processe todos os dados mais específico da cada ação. O importante nesse momento é dar noção exata do tamanho, o grau de dificuldade e tempo que será executada cada tarefa. Sem dúvida é a parte mais chata da metodologia, mas é a mais essencial.

Ajustando tudo – (Organização)

Então chega a hora boa. Agora que você já sabe todas as demandas, o tipo específico de cada uma delas, está na hora de organizar quem virá primeiro e toda a seqüencia de tarefas. Nessa etapa o importante é tentar minimizar ao máximo o tempo perdido, o conflito de grandes demandas, conciliar fatores importantes para o bom andamento de todas as demandas. Inicialmente parece ser a etapa mais difícil, mas não é. Uma vez que você possui todos os dados mapeados, tudo fica mais fácil.

Mudanças, mudanças – (Revisar)

Mudanças, mudanças - (Revisar)

Depois de tudo bem organizado, você estará pronto para trabalhar, mesmo que pinte novas demandas, tudo estará mais claro. Você se sentirá confortável para ajustar o seu sistema de acordo com as especificações dessa nova demanda. O interessante é que uma vez implementada a metodologia, revisar é o que mais você diariamente. Ajustar possíveis imprevistos são menos traumáticos.

Colocando a mão na massa – (Execução)

Bom, chega de blá-blá-blá. É hora de executar tudo que foi planejado. Você perceberá que com a sua mente está livre das outras tarefas, a demanda que você estiver trabalhando será produzida com mais atenção, mais foco, e conseqüentemente, você será mais produtivo!

A metodologia GTD prega isso. Tire da mente todas as preocupações possíveis em relação às outras demandas que você não está trabalhando que a a sua demanda atual será concluída muito mais rapidamente.

Bem pessoal, é isso, espero que tenham gostado. Espero que essa semana vocês pratiquem a metodologia GTD manualmente pois na próxima semana eu vou explicar no “Remember the Milk” como fazer cada uma das etapas! Até lá!

Abraços!

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